Y como la Ley no es indeleble, en 1960, mediando un régimen dictatorial, en la redacción original de la Ley de Propiedad Horizontal se determinaba en el art. 17: “Los acuerdos de la Junta de Propietarios se reflejarán en un libro de actas foliado y sellado por el Juzgado municipal o comarcal correspondiente al lugar de la finca o diligenciado por Notario”.

En la fecha el legislador preceptúa que habrá de diligenciarse tal libro de actas “en la forma que reglamentariamente se disponga”, y lo llevará a cabo un caballero del Estado de nombre Registrador, dependiente de aquél.

Surgen algunas cuestiones: ¿Ocurre así en la práctica? ¿Todos los libros de actas habrán de diligenciarse por el Registrador? ¿Cuál es la consecuencia de no diligenciar el libro de actas? ¿En qué reglamento se establece la forma de diligenciar? ¿Se diligencia antes o después de contener los acuerdos de la Junta de Propietarios? Desde luego, un libro vacío en atención a su contenido futuro no podría legalizarse de ningún modo, pero analizando el contexto, no siempre pudiera confiarse plenamente en el sentido común.

Al tratarse de un reglamento, la norma procede del Gobierno, no del poder legislativo, por tanto el procedimiento para su aprobación es mucho más rápido y no requiere de ningún control democrático externo, solo judicial e incoado por terceros.

El reglamento que señala la forma de diligenciar el libro de actas es el Reglamento Hipotecario, originariamente del año 1947. En realidad, por lo que se aprecia, no es un reglamento solo en relación con las hipotecas sino que atañe a más cosas además del manido derecho real de garantía que tantos problemas legales ha generado durante estas últimas décadas.

En una reforma legislativa más de este reglamento, a finales del año 1992, con un gobierno socialista, se decidió y no se sabe si por premura, la frecuente vía del pluriempleo para este cuerpo legal de nombre por ello engañoso.

El artículo del Reglamento “Hipotecario” en cuestión es el 415, titulado “Diligencia de los libros de actas de la junta de propietarios”. En él:

“Los libros deberán diligenciarse necesariamente antes de su utilización”. Diáfano entonces que lo que se diligencia es el libro en blanco, sin más. Después el libro con sus acuerdos podría disponer igualmente de entrada registral, si fue diligenciado. Entonces, incursos en un procedimiento judicial, se pide una certificación del Libro de Actas al Registro de la Propiedad, para eso se han pagado las tasas pertinentes, además del libro, y el tiempo o los profesionales involucrados en la gestión de lo que impone la normativa. De acuerdo; cuando tenemos la certificación en nuestras manos, en efecto aparecen en ella diferentes datos.

¿Sería razonable que un juez, cuando observe lo que se escribió en su día en un soporte “diligenciado” le otorgase mayor o menor presunción de validez a esa certificación que a un documento privado cualquiera? ¿Cómo puede presumir un juez que lo contenido en la certificación del Libro de Actas es cierto? No hace falta contar con demasiada imaginación para idear casos en los que todo pueda ser sencillamente falso, de lo primero a lo último.

Sigue siendo obvio que aunque se encuentre dicho libro de actas en un soporte “legalizado”, “diligenciado”, “sellado” o, que haya pasado su contenido después el filtro de un registrador para inscribirlo, quien nada conoce de la Comunidad de Propietarios, nadie puede garantizar que el contenido es acorde a la realidad. No sea factible colegir que existe una presunción de veracidad más allá del efecto psicológico, cercano a vivir en una fantasía, el cual subrayaban algunos autores, al apreciar los sujetos una apariencia de legalidad con un sello y papel numerado.

Una anécdota legislativa aparece en el art. 413.3.a) del Reglamento Hipotecario, cuando un ciudadano se dispone a “diligenciar” el libro de actas, porque habrá de incluir en el escrito: “a) Las menciones de identidad del solicitante y la afirmación de que actúa por encargo del Presidente de la comunidad”. Así entonces, con la mera afirmación basta —subrayemos en este caso— para que se nos permita proceder con el trámite y pagar la tasa.

Si a la Junta de Propietarios acuden varias personas, son cada uno de ellos prueba testifical válida en derecho para acreditar el contenido de un acuerdo, además de otras pruebas admitidas en Derecho que pudieran apreciarse, además del acta. Si tal acuerdo adoleciese de ilegalidad en cuanto a requisitos formales, dichos defectos se suelen entender subsanables en sede judicial cuando el objeto y las alusiones a los involucrados son claras.

Como sea, el precepto de la Ley de Propiedad Horizontal sí dice claramente que el libro de actas habrá de diligenciarse en el Registro de la Propiedad. El Presidente o cualquier persona por encargo de éste se presenta en el Registro de la Propiedad y deberá solicitar la legalización del libro de actas por medio de una instancia para lo cual existen modelos, o, dicho de otro modo, formularios. Procedimiento que se explica en registradores.org.

No se puede acudir a cualquier Registro de la Propiedad sino a aquel del lugar donde radique el inmueble. Si la Comunidad de Propietarios existe en un bloque de edificios de Madrid, existen más de cincuenta registros de la propiedad en esta ciudad, así que será necesario informarse para conocer cual se encarga de la zona en ese momento. En una interpretación literal de la norma, cualquier registro de Madrid valdría. No es así tampoco porque un reglamento ha puntualizado la Ley de Propiedad Horizontal.

En algunas localidades existe un buscador por dirección para conocer el Registro de la Propiedad que se encarga de la zona, accesible desde Internet.

De momento no contamos los ciudadanos con la posibilidad de realizar el trámite de diligenciar el libro de actas de manera telemática dirigiéndose a una página web. Tampoco se permite adquirir libros genéricos, foliados y numerados, con los sellos legales pertinentes y así evitar el daño económico (por prescindible, en la doctrina del neminen laedere) evidenciado en las tasas del Registro de la Propiedad.

Como conclusión, lo que se pretende con la legalización del libro de actas en el Registro de la Propiedad es dejarlo preparado con un tipo de sellos y demás para que en principio su alteración principalmente añadiendo o eliminando folios no sea posible. Esto es lo que se desprende del artículo originario de en el año 1960 y del actual art. 415 de la Ley del Reglamento “Hipotecario”.

¿Cuál es la consecuencia de no diligenciar el libro de actas?

Los acuerdos de la Junta de Propietarios no son nulos de pleno derecho por no constar en un libro de actas diligenciado, ni siquiera por no reflejarse en un acta con los requisitos del artículo 19 de la Ley de Propiedad Horizontal antes citado, si son subsanables. Así lo viene entendiendo la jurisprudencia, cuando el caso trasciende. Ni la junta sería nula, ni el acuerdo, ni el acta como remarcan algunas sentencias del Tribunal Supremo. Ello si no cambia sorpresivamente de criterio como ya ha ocurrido, incluso en menos de una semana.

La legalización del libro de actas surte un teórico efecto protector, que aquí se considera por lo descrito demasiado poco eficiente según que casos. Desde luego no se semeja en nada a otras funciones del Registro de la Propiedad que sí garantizan una presunción de certeza, aunque admitan prueba en contrario.

Los puristas del lenguaje español saldrían de dudas sobre lo que aquí significa “diligenciar” porque el art. 415.1 del Reglamento Hipotecario afirma por medio de los legisladores electos lo siguiente: “La diligencia será extendida en la primera hoja con expresión de la fecha, datos de identificación de la comunidad -incluyendo, en su caso, los datos registrales-, número que cronológicamente corresponda al libro dentro de los diligenciados por el Registrador en favor de la comunidad, número de hojas de que se componga y que todas ellas tiene el sello del Registrador, indicándose el sistema de sellado”.

Entonces una diligencia es, en este particular contexto a partir de los noventa, una suerte de apostilla plasmada —o estampada— por el registrador en la primera hoja del Libro de Actas.

Ojalá fuera tan sencillo como sellar una hoja en blanco, el problema frecuente de acreditar la realidad del contenido de los documentos redactados por personas privadas, y al mismo tiempo garantizar que no se den fenómenos malintencionados.